5 sposobów na utrzymanie spotkania na dobrej drodze

5 sposobów na utrzymanie spotkania na dobrej drodze

Mój najgorszy Powierzchnia biurowa Moment polegający na siedzeniu w kabinie z kilkoma kolegami z drużyny, ponieważ jeden dosłownie przeczytał drukowaną prezentację PowerPoint. Kiedy w końcu spojrzałem na mój zegarek dyskretnie pod stołem, zdałem sobie sprawę, że już 20 minut miną. Sfrustrowany, zwróciłem się do dwóch mentorów i zadałem im jedno pytanie: jak zakończyć spotkanie na czas?

Mój męski współpracownik spojrzał na mnie z zaskoczeniem i powiedział wprost: „Uh, położyłem telefon na stole i mówię, że nie ma czasu.Z drugiej strony moja koleżanka skinęła głową w zmęczone rozpoznawanie. „Trudno jest przerwać bez bycia niegrzecznym” - powiedziała. „Staram się werbalnie zanotować, gdy pozostało 15 minut, aby było mniej niezręczne."

Teraz, nie zagłębiając się w znaczące różnice płci w ich dwóch odpowiedzi lub wchodzeniu na moje „Mężczyźni v. Kobiety w miejscu pracy ”mydelniczka, myślę, że wszyscy możemy się zgodzić, że spotkania mogą być niesamowicie produktywne i przydatne formy współpracy i rozmowy lub absolutnie najgorsze strata czasu. Ale utrzymywanie ludzi na bieżąco i na zegarach zajmuje trochę praktyki. Oto 5 wskazówek, aby z powodzeniem zakończyć spotkanie na czas.

1. Trzymaj się 30 minut

Nauczyłem się tej ogólnej zasady lat temu i jeszcze mnie to nie zawiodło. Kiedy zakładasz spotkanie, daj sobie 30 minut, nie więcej, nie mniej. Dlaczego? Ponieważ ludzie prawie zawsze zużyją każdy czas, w którym daje się. Jeśli jest to 60 -minutowe spotkanie, ludzie będą rozmawiać z potrzeby wypełnienia przestrzeni i na podstawie założenia, że ​​rozmowa „potrzebuje” każdej minuty. To może być prawda, ale to jest zazwyczaj nie.

Piękno tej wskazówki polega na tym, że zawsze możesz zorganizować kolejne spotkanie. Zawsze! Poważnie, jednak w pierwszej pół godziny szybko dowiesz się, czy faktycznie Do Potrzebujesz więcej czasu na rozmowę lub jeśli lepiej byłoby wysłać e -maila na e -mail. Możesz odkryć, tak jak ja, że ​​z krótszym czasem ludzie są bardziej wydajni i celowi. (W tym ja.) Również! Możesz wcześnie zakończyć spotkanie. Szalony, wiem.

2. Zaproś właściwych ludzi

Na początku mojej kariery siedziałem w wielu, wielu, wiele Spotkania, w których zastanawiałem się, dlaczego tam byłem. Czułem się zbytnio zadać to pytanie na głos, z obawy, że będzie wyglądać jak bezbłędny gracz zespołowy lub wydawać się nieprofesjonalnie, ale potem zauważyłem, jak często spotkania wydawały się ciągnąć, ponieważ zbyt wielu ludzi było ciche lub jedna osoba zdawała się dominować w dialogu.

Ludzie zapraszają cię na spotkania na „zatrzymanie cię”, ale to nie znaczy, że musisz uczestniczyć. Jeśli nie dodajesz wartości, nie powinieneś być przy stole.

W końcu zacząłem zadawać to samo pytanie w inny sposób: jaka jest moja rola na tym spotkaniu? I pomogło, niezmiernie. Co najmniej jedna trzecia czasu druga osoba zatrzymała się, przekrzywiła głowę na bok i powiedziała: „Wiesz co? Możesz to pominąć. Były dobre.„Pozostałe dwie trzecie czasu otrzymałem jasność co do tego, jak mogę przyczynić się do rozmowy, co znacznie poprawił spotkanie.

Powiem to powoli, ale zdecydowanie: ludzie zapraszają cię na spotkania, aby „być miłe” lub „utrzymać zapętlanie”, ale to nie znaczy, że musisz uczestniczyć. Moja teoria jest taka, że ​​jeśli nie dodajesz wartości, nie powinieneś być przy stole; Jeśli wydaje się to stratą czasu, prawdopodobnie tak jest i masz pozwolenie na odmowę. Dotyczy to każdej osoby na spotkaniu, niezależnie od tego, czy jesteś Inviter, czy na zaproszenie: jeśli poprosisz odpowiednich ludzi o obecność i udział, szanse na produktywne, do punktu dialogu są nieskończenie wyższe.

Źródło: @Rebeccataylornic

3. Zawsze poproś o program 

Nie mogę powiedzieć, ile spotkań uczestniczyło z niejasnymi opisami, takimi jak „Omów plan komunikacji” i „pomysły na treść burzy mózgów” bez planu do rozwiązania. Rzeczywiście, później było sporo rozmowy z bardzo małą przydatną wydajnością. Te bezkierunkowe spotkania są skłonne do bycia najgorszymi przestępcami pod względem zarządzania czasem.

Trudne w ogólnie spotkaniach jest to, że często albo są dla czyn Lub planowanie. Ważne jest, aby wiedzieć, do którego typu jest twój typ, abyś mógł odpowiednio przygotować. Na przykład bez planu na spotkanie burzy mózgów ludzie prawdopodobnie pojawią się na zakładaniu czasu, gdy poświęci się na rozmowy, niekoniecznie prezentując te, które już wymyślili.

Niekoniecznie musisz wymienić każdy szczegół, a czasem nie ma sensu, aby dostać się zbyt daleko w chwasty, ale przynajmniej poświęć czas na rozważenie luźnego zarysu, aby poprowadzić grupę. Dostarczanie programu lub wcześniejsze czytanie, tworzy świadomość, która pomaga wszystkim priorytetowo traktować cele i wyniki dla tej konkretnej wymiany.

4. Wiedz, kto co robi i kiedy

Podczas każdego spotkania i interakcji w projekcie zatrzymaj się i poświęć chwilę, aby zidentyfikować kilka kluczowych szczegółów: kto jest odpowiedzialny za co? Jakie są cele wykonywanej pracy? Jakie ramy czasowe ustawia tempo? Kto robi notatki? I tak dalej.

Specyficznie o tym, jak rozwijać projekty, nawet w trakcie rozmowy. Ludzie naprawdę łatwo jest poruszać się na pełną prędkość bez odpowiedzi na te proste pytania, a część bycia liderem oznacza bycie tą, które wyjaśniają w razie potrzeby i pomóc wszystkim-nawet sam na torze.

5. Wyznaczyć facylitatora

W tej samej notatce byłeś kiedyś na spotkaniu, na którym rozmowa wydaje się krążyć wokół… nigdzie nigdzie? Ja też. Pomocne może być wybranie kogoś w celu ułatwienia uwag, co może być tak proste, jak zwracanie uwagi na rytm i kadencje interakcji. Jeśli jesteś facylitatorem, funkcjonowałbyś w ten sposób: zauważasz, że ktoś w twoim zespole zawsze pozostaje cicho, więc prosisz o jego wkład; Podobnie, jeśli koledzy zostaną odcięci lub przerwani, cofniesz się do nich, aby stworzyć miejsce na ich punkt widzenia.

Przede wszystkim uważaj na spotkanie ninja. Nie śmiej się-jestem poważny. Są to prawdziwe i znasz je: facet, który podaje się pod jego oddechem, dziewczyna plotkuje o swoim weekendzie, szef narzeka na szalone terminy, menedżer prowadzący co dwie sekundy z opinią. Spotkanie ninja są technicznie nieszkodliwe, biorąc pod uwagę, że często są po prostu silnie opanowani ludzie, którzy chcą dodać swoje dwa centy, cóż, wszystko. Jednak w 100% zhakują Twój ostrożny program dla własnej korzyści, jeśli nie jesteś ostrożny, co skutkuje cennym czasem utraty tematów rozmowy, które nie są priorytetem.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​możesz uprzejmie przerwać frazy takie jak: „Chciałbym przywrócić grupę do…” lub „Wychodzę trochę z toru, ale brzmi to tak, jakbyśmy się zgodziliśmy…” lub „” Słyszę, że istnieje problem dotyczący XYZ.„Jeśli istnieją powszechne spin-offy, to te tematy nie są styczną, są to rzeczy, które należy rozwiązać.

Dolna linia? Nie bój się ustawiać wytycznych dotyczących szanowania czasu wszystkich.

Twoja kolej: jakie jest najgorsze spotkanie, jakiego kiedykolwiek doświadczyłeś? Jak trzymasz spotkania na dobrej drodze?